Propósito general

El Coordinador de Solicitudes Bilingües coordina todas las solicitudes de programas para el Museo. Esto incluye recibir y responder a solicitudes de Art Crawl in Community, inStill Gallery Experiences, recorridos para adultos, visitas a la comunidad y solicitudes. El puesto colabora con todos los miembros del departamento de Aprendizaje y Participación (L&E), la experiencia del visitante, la seguridad y los socios externos que solicitan programas. El candidato ideal reflejará el compromiso del Museo con programas innovadores y de alta calidad a través de la atención al detalle, la comunicación efectiva y la pasión por la educación.

Deberes/responsabilidades esenciales

• Campos de solicitudes por correo electrónico, formulario en línea o teléfono para Art Crawl in Community, inStill Gallery Experiences, tours privados, visitas grupales y grupos comunitarios.
  • Estar familiarizado con las ofertas de tours y programas y es capaz de proporcionar opciones de personalización según las necesidades del grupo y los recursos del departamento de aprendizaje y participación.
  • Coordina todas las comunicaciones y logística de visitas privadas y grupales (responde a todas las solicitudes y correos electrónicos de manera oportuna, confirma las visitas con el organizador del grupo, envía información de confirmación y visita, etc.).
• Se desempeña como administrador de datos de L&E utilizando Altru, una plataforma de software desarrollada para organizaciones sin fines de lucro para administrar eventos y necesidades de gestión de relaciones con los constituyentes. Se proporcionará capacitación sobre Altru.
  • Trabaje en estrecha colaboración con el Gerente de Membresía y el Gerente de Experiencia del Visitante en un Grupo de Trabajo de Altru para hacer recomendaciones para mejorar la eficiencia.
  • Crea programas y recorridos de L&E, procesa pagos, verifica grupos y extrae informes usando Altru.
• Colabore con bibliotecas sucursales y socios del programa para responder a las solicitudes de Art Crawl basadas en la comunidad para demostraciones y desarrollo profesional.
• Coordina el calendario de Google en el sitio y el calendario de aprendizaje y compromiso para adherirse a la rúbrica del programa y las capacidades del personal en las experiencias de reserva.
  • Verifica los calendarios para detectar conflictos y la disponibilidad del personal, agrega recorridos a todos los calendarios necesarios, formularios de eventos y documentos de seguimiento, registros físicos para la auditoría del Museo y la base de datos de Altru.
• Programe educadores para el trabajo con el calendario de Google.
• Participar en oportunidades de desarrollo profesional.
• Participe en reuniones de eventos semanales / mensuales y reuniones de aprendizaje y compromiso según sea necesario.

Cualificaciones/especificaciones del puesto de trabajo

Conocimiento:

• Interés en la educación museística / artística

Habilidad:

• Se requiere fluidez en español
• Se prefiere el trabajo previo con Altru u otras bases de datos
• Fuertes habilidades de comunicación tanto en la escritura como en el habla
• Servicio al cliente

Capacidad:

• Capacidad para hacer malabarismos con múltiples horarios y prioridades competitivas

Educación:

• BA o experiencia equivalente

Experiencia:

• Administrar varios calendarios y coordinar horarios conflictivos
• Experiencia en gestión de proyectos y uso de software de gestión de proyectos

Condiciones de trabajo

Necesita estar en el sitio en el Museo para la incorporación y familiarizarse con los programas. Una vez incorporado, las tareas de comunicación y coordinación se pueden completar desde casa. Necesidad ocasional de venir al sitio para los programas.