Estatus: Tiempo completo, exento

Reporta a: Gerente de Programa

Trabaja en estrecha colaboración con los gerentes de programas, directores, personal, facultad y la comunidad de Lighthouse.

Resumen:

El Coordinador del Programa ayudará en la planificación, programación, desarrollo y ejecución de la programación durante todo el año en consonancia con la visión del Gerente del Programa. Como tal, requiere habilidades organizativas ejemplares, pasión por las artes literarias, la capacidad de trabajar con plazos competitivos y una mentalidad colaborativa. El candidato ideal tendrá excelentes habilidades de gestión del tiempo, se sentirá cómodo comunicándose con muchas personalidades diferentes y será un solucionador de problemas proactivo. Una gran atención al detalle y la capacidad de trabajar en colaboración con todos los miembros de nuestra comunidad también son necesarios para el éxito en este rol. Esta función sirve como respaldo para nuestro personal administrativo y operativo, por lo que es esencial un enfoque generoso de servicio al cliente.

Esta posición funciona a tiempo completo para asegurar que Lighthouse Writers Workshop lleve a cabo con éxito toda su gama de programación dinámica con el fin de cumplir su misión. Este puesto será necesario durante los eventos programáticos, que pueden ser por las noches y los fines de semana.

**Actualmente, este puesto realizará una cantidad significativa de trabajo administrativo, hasta que podamos contratar e incorporar a un administrador de oficina.**

Responsabilidades específicas

Coordinación del Programa y Logística:

• Asegúrese de que las ofertas de programas en todos los programas se publiquen en línea, se editen y se confirmen con los gerentes y facilitadores del programa dentro de los plazos establecidos.
• Ayudar con la ejecución del programa, la coordinación de la logística, la gestión y programación del calendario, los procesos de admisión, el papeleo y la documentación necesarios y el control de calidad.
• Recopile, actualice y perfeccione las descripciones de los cursos teniendo en cuenta a la audiencia de Lighthouse, actualizando el sitio web y los materiales de marketing en consecuencia.
• Programe salas, espacios y recursos físicos y digitales necesarios para cada oferta.
• Colaborar con el personal, la facultad y los voluntarios para garantizar una ejecución fluida y exitosa del programa en todos los programas.
• Trabaje con el Director de Marketing y Comunicaciones con material específico del programa para aumentar la inscripción en el programa a través de ventas de cursos específicos.
• Realice un seguimiento de los registros de asistencia y compile informes.
• Anticipar y brindar apoyo general antes, durante y después de los programas, incluidos los que se llevan a cabo por las noches y los fines de semana.

Participación de profesores y participantes:

• Gestionar el proceso de incorporación de nuevos profesores, facilitadores, agentes, autores y aprendices; enviar y recibir contratos, acuerdos de trabajo, W9 o cualquier otro papeleo necesario, presentándolos en los lugares apropiados.
• Mantener una comunicación regular con los participantes e instructores del programa; gestionar y comunicar los cambios y actualizaciones de horarios; ayudar con la selección de cursos; Responda a las consultas específicas del programa.
• Ayude a los miembros de la comunidad nuevos en las aulas digitales a navegar por la tecnología asociada, solucionando problemas y proporcionando enlaces cuando sea necesario.

Deberes generales

• Admita información precisa sobre el registro de clientes y las transacciones en múltiples sistemas, especialmente durante las horas de alto volumen.
• Ayudar con la investigación, las evaluaciones, las encuestas y mucho más para medir el éxito de la programación y guiar las mejoras.
• Ayudar con el papeleo, como formularios, listas, materiales para reuniones o talleres, etc.
• Asista y apoye los programas específicos de toda la organización y del programa por las tardes o los fines de semana.
• Servir como administrador de respaldo cuando el administrador no está disponible, atendiendo la sala de espera, respondiendo consultas telefónicas y de correo electrónico, ayudando a los clientes a elegir programas, registrarse para ofertas y procesar pagos.
• Proyectos especiales ocasionales.

Cualificaciones preferidas:

**Alentamos las solicitudes que no cumplan con el 100% de estos requisitos**

• Al menos un año de experiencia relevante en un entorno centrado en un programa o en un puesto similar.
• Sólida comprensión de la importancia de la equidad, la diversidad y la inclusión y la capacidad de involucrar a las comunidades subrepresentadas en la programación artística.
• Afición por un entorno acelerado y capacidad para pensar sobre la marcha.
• Comodidad en la resolución de problemas y en el trabajo con diversos programas y plataformas en línea (Google Suite, gestión de sitios web, Zoom, DocuSign, Asana).
• Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales.
• Atención al detalle y alto nivel de precisión.
• Capacidad para gestionar plazos y prioridades que compiten entre sí.
• La experiencia previa en servicio al cliente es una ventaja.
• Capacidad para dar y recibir retroalimentación.

Ventajas

• Tiempo libre remunerado: hasta 22 días de PTO acumulado
• 10 vacaciones pagadas al año
• Seguro médico, dental y oftalmológico
• Cuenta de gastos flexible (FSA)
• IRA simple con hasta un 3% de contribución del empleador
• 1/2 días entre Navidad y Año Nuevo
• Talleres gratuitos de Faros

Trabajar en Lighthouse

Lighthouse es una comunidad dinámica y ocupada llena de entusiastas literarios, nerds de hojas de cálculo, ayudantes apasionados, gente de ideas, trabajadores duros y el perro de oficina ocasional. Las personas que han tenido éxito con nosotros tienden a ser muy organizadas, creativas, curiosas, flexibles y orientadas a objetivos. Pedimos al personal que trabaje con poca supervisión directa, pero que sea altamente comunicativo y colaborativo.

Nos enorgullecemos de ser una cultura de oficina en la que nos preocupamos unos por otros como profesionales y personas, y estamos buscando candidatos que estén entusiasmados de participar auténticamente con nuestra comunidad.

Este puesto ofrece un horario de trabajo híbrido, con tres días requeridos en la oficina por semana. Se necesita flexibilidad durante eventos especiales y noches y fines de semana ocasionales.

Cómo aplicar:

Las solicitudes deben presentarse antes del 24 de febrero de 2024 a las 11:59 pm.

Las solicitudes deben enviarse a través de nuestra página Submittable:

https://lighthousewriters.submittable.com/submit/287859/program-coordinator-2024

Si bien hacemos todo lo posible para describir los deberes o responsabilidades que se requieren de este puesto, esta descripción del trabajo no está diseñada para ser una lista exhaustiva de todas las actividades y responsabilidades.

Lighthouse Writers Workshop es un lugar de trabajo diverso, inclusivo y equitativo, donde todos los participantes, empleados y voluntarios, cualquiera que sea su género, raza, etnia, origen nacional, edad, orientación sexual o identidad, educación o discapacidad, se sienten valorados y respetados. Valoramos diversas experiencias de vida y patrimonios y nos aseguramos de que todas las voces sean escuchadas. Con ese fin, mantenemos un compromiso con una comunidad diversa al fomentar un ambiente inclusivo, de apoyo y acogedor.