Cargo: Asistente del Director

Fecha límite de solicitud: 20 de diciembre de 2023

Fecha de inicio: 31 de enero de 2024

Compensación: $23-$24/hora

Estado de clasificación: Tiempo completo, no exento

Horario de trabajo: 35 horas por semana, híbrido con algunas presenciales requeridas

Los beneficios incluyen: seguro médico, dental y de la vista, vacaciones y tiempo de enfermedad, días festivos pagados, transporte público, seguro de vida y discapacidad a corto y largo plazo, jubilación y otros beneficios adicionales

Resumen de la posición

El Museo Clyfford Still busca un asistente para el director. El/la candidato/a proporciona apoyo ejecutivo para asuntos curatoriales y administrativos y gestiona las necesidades administrativas de la oficina del Museo. El candidato ideal será altamente organizado y colaborativo. El candidato se unirá al museo durante un período crítico de transformación.

Relación de reporte

Este puesto depende del Director y del Jefe de Personal, a la vez que trabaja en cooperación con todos los departamentos.

DEBERES/RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

El puesto tiene dos áreas clave de responsabilidad:

Apoyo Administrativo Ejecutivo y Curatorial:

• Coordina eficazmente el calendario del Director, los plazos y programa citas, reuniones y conferencias telefónicas
• Proporciona apoyo administrativo al Director, como clasificar, escanear y fotocopiar documentos; contestar llamadas telefónicas; investigar las solicitudes; organizar y mantener archivos de oficina y sistemas de archivo; y la gestión de la correspondencia.
• Compone, edita y corrige cartas comerciales profesionales, memorandos, correos electrónicos y otros documentos complejos y correspondencia no rutinaria cuando sea necesario.
• Prepara los recibos de las tarjetas de crédito de la empresa del Director y concilia los estados de cuenta mensuales de las tarjetas de crédito.
• Ayuda con el seguimiento de los presupuestos que supervisa el Director.
• Trabaja en colaboración con el Director de Colecciones, el Director del Catálogo Razonado y el Curador de Colecciones, el Gerente de Investigación y Proyectos del Catálogo Razonado en la gestión de proyectos y el seguimiento del progreso de proyectos y publicaciones curatoriales seleccionadas.

Gerente de Oficina:

• Organiza planes de viaje complejos y detallados que incluyen vuelos, reservas de hotel, reservas de conferencias y reservas de eventos/reuniones para el personal del museo, los invitados y las iniciativas.
• Mantener relaciones con los proveedores preferidos de hoteles y vuelos
• Administrar las actividades generales de la oficina del día a día, incluido el pedido de materiales y equipo de oficina en general y a petición del personal; Mantenga las áreas de suministro bien organizadas. Implementa cambios o mejoras en los procedimientos para mejorar la productividad y la eficiencia.
• Apoye al Jefe de Personal, según sea necesario, con la gestión de los calendarios de CSM y las bases de datos de CSM G-suite. Mantener conocimientos actualizados sobre:
  • Agregar o eliminar elementos según sea necesario en los calendarios de CSM
  • Crear y mantener archivos según sea necesario para CSM Unidades compartidas de Google
  • Revisar el uso del calendario y de las unidades compartidas con el nuevo personal
• Coordine con los proveedores según corresponda y mantenga la limpieza, el mantenimiento y las reparaciones generales de las instalaciones de la oficina.
• Abrir y distribuir diariamente correo y paquetes para el Departamento de Administración.
• Responder a las consultas enviadas al correo electrónico de información y a las líneas telefónicas.
• Ayudar a la gerencia con tareas ocasionales (impresión, copia, envío, etc.) según lo solicitado.
• Realizar otras tareas relacionadas según sea necesario.

Calificaciones

• Mínimo de 2-3 años de experiencia administrativa
• Preferiblemente experiencia administrativa en el entorno museístico
• Excelente comunicación y habilidades interpersonales
• Este puesto requiere un conocimiento práctico del inglés, puntuación, ortografía, aritmética, práctica y procedimientos modernos de oficina, y habilidades.
• Motivado, organizado y enfocado con atención al detalle
• Capacidad para mantener la calma, la alegría y la profesionalidad en situaciones estresantes y la concentración en medio de interrupciones constantes en un entorno acelerado, mientras se trabaja con todos los niveles de la gestión interna y el personal, así como con contactos externos.
• Capacidad para mantener el más alto grado de profesionalismo, confidencialidad, discreción, tacto y flexibilidad, y puede priorizar y administrar múltiples tareas

Consideraciones especiales (ambiente de trabajo, horario, viajes requeridos, etc.)

• La capacidad de mantener el más alto grado de profesionalismo, confidencialidad y discreción es un requisito
• 35 horas/semana
• Entorno de trabajo híbrido, con algunos requisitos presenciales
• Funciona en un ambiente limpio y cómodo con algo de ruido y distracciones

Factores físicos

• El trabajo es mayoritariamente sedentario o ligero; sin embargo, ocasionalmente se requiere la capacidad de levantar o mover de 5 a 45 libras para llevar paquetes y suministros de oficina.
• Hablar y escuchar: Expresar o intercambiar ideas por medio de la palabra hablada. Aquellas actividades que exigen instrucciones detalladas o importantes habladas a otros o grabadas escuchando con precisión y/o rapidez.
• Puede requerir un poco de flexión, agacharse, empujar, tirar y trepar
• Coordinación mano/ojo para el manejo de sistemas informáticos
• Visión para leer informes y otro material escrito

Envíe un currículum, una carta de presentación y referencias a hr@clyffordstillmuseum.org. Incluya el título del trabajo en la línea de asunto.

Diversidad e inclusión – El Museo Clyfford Still se compromete a crear un personal diverso para atender las necesidades de nuestros visitantes. Animamos a las personas de todos los orígenes a aplicar.

Declaración de no discriminación – El Museo Clyfford Still basa sus decisiones de empleo en las calificaciones relacionadas con el trabajo y la capacidad para realizar un trabajo, y por lo tanto prohíbe (a) tomar decisiones de empleo o basar términos y condiciones de empleo, y (b) tomar decisiones de contratación, admisión o uso de instalaciones o basar términos y condiciones de uso de contratos o instalaciones sobre la base de la de una persona: raza, credo, color, religión, sexo, edad de 40 años o más, altura, peso, origen nacional, ascendencia o etnia, orientación sexual, estado transgénero o identidad o expresión de género, estado civil, condición militar o de veteranos, afiliación política, información genética o discapacidad , así como cualquier otra base ahora o en el futuro protegida por la ley federal, estatal o local, ordenanza o regulación. El Museo sigue esta política en todos los términos y condiciones de empleo incluyendo, sin limitación, contratación, contratación, pruebas, capacitación, certificación, oportunidades de avance, promociones, degradaciones, terminaciones, evaluaciones de desempeño, compensación y hojas. El Museo prohíbe expresamente las represalias contra cualquier persona que presenta una queja de discriminación o que ayuda al Museo en la investigación de una queja de discriminación.