Deberes y responsabilidades generales

• Mantiene el calendario del CEO mediante la realización de citas y la coordinación de todos los aspectos de las reuniones, incluyendo, pero no limitándose a, comidas y refrescos, montaje y limpieza; Organiza el viaje si es necesario.
• Prepasa las necesidades del CEO recopilando registros, informes, correspondencia, etc., y tomando decisiones administrativas, así como tomando las acciones adecuadas en ausencia del CEO.
• Crea, hace seguimiento y actualiza la lista de tareas en curso del CEO.
• Crea y mantiene un sistema de archivo para el departamento de Administración.
• Se prepara proactivamente para reuniones, presentaciones, conferencias de CEOs, etc.
• Redacta correos electrónicos, cartas y otras comunicaciones.
• Organiza la logística y prepara itinerarios para colegas visitantes y VIPs.
• Supervisa y controla las solicitudes, prioridades y necesidades de apoyo de otros departamentos para garantizar una coordinación y seguimiento oportunos.
• Mantiene la información de contacto de los fideicomisarios, donantes y contactos clave, subordinados directos y otro personal clave.
• Prepara, completa y presenta informes de gastos de manera oportuna y precisa.
• Supervisa y controla el presupuesto de la Administración de forma regular, asegurando la precisión e identificando cualquier desviación o preocupación presupuestaria.
• Procesa todas las facturas relacionadas con oficinas ejecutivas y gastos relacionados con la junta.
• Organiza los arreglos de viaje del CEO.
• Apoya las reuniones, registros y actividades de la Junta de Síndicos.
• Organiza eventos para diversas circunscripciones.
• Responsable de archivos confidenciales y correspondencia, incluyendo el archivo de archivos, el mantenimiento de archivos permanentes de la Junta y la rotación de archivos a almacenamiento.
• Mantiene el calendario de reuniones para los grupos de liderazgo y los comités de la junta, incluyendo la asistencia a las reuniones y los avisos de reuniones.
• Gestiona proyectos especiales según las indicaciones; puede incluir la auto-iniciación y la gestión de ciertos proyectos.
• Mantiene excelentes relaciones laborales con gerentes, compañeros y personal.
• Mantiene un comportamiento positivo, útil y orientado a la solución al responder o servir a los miembros y visitantes.
• Se requiere asistencia regular al lugar de trabajo. Al igual que con todos los puestos en el Jardín Botánico de Denver, el titular debe estar en buena posición de desempeño para ser elegible para el trabajo remoto. El trabajo remoto queda a discreción de la dirección en todo momento.
• Todos los empleados de Gardens deben estar comprometidos con la misión de conectar a las personas con las plantas, especialmente las plantas de la región de las Montañas Rocosas y regiones similares de todo el mundo, proporcionando deleite e iluminación a todos.

Calificaciones del puesto: conocimientos, habilidades y habilidades

• Capacidad para gestionar el correo electrónico, las llamadas, el calendario, los viajes y una gran carga de agendas del CEO.
• Profesionalidad, decoro y confidencialidad excepcionales; Se requieren excelentes habilidades en relaciones humanas.
• Debe poseer excelentes habilidades de comunicación, incluyendo sólidas habilidades gramaticales y editoriales, tanto escritas como orales.
• Debe tener habilidades impecables con Outlook y calendarios.
• Sólidas habilidades informáticas en un entorno Windows y realizadas con diversos softwares, incluyendo Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), correo electrónico y equipos estándar de oficina.
• Debe tener habilidades demostradas con tecnologías de reuniones como Teams, Zoom y otros programas de reuniones virtuales.
• Capacidad para planificar proyectos especiales, revisar todos los aspectos y determinar cómo proceder, y qué departamentos o recursos externos deben estar involucrados.
• Debe ser capaz de gestionar múltiples prioridades cambiantes mientras es organizado y detallista.
• Mantiene el más alto nivel de confidencialidad y ejerce un buen juicio al tratar información sensible.
• Demuestra la capacidad de proteger información confidencial y mantener la discreción en un entorno dinámico y dinámico.
• Requiere un amplio conocimiento de las operaciones organizativas y un alto nivel de experiencia, discreción y habilidad técnica.
• Debe haber demostrado un excelente servicio al cliente, habilidades interpersonales y de comunicación en el trato con el público.
• Capacidad para mantener la estabilidad bajo presión y capaz de lidiar bien con situaciones estresantes.
• Capacidad para ser flexible y dispuesto a modificar planes, cuando sea necesario, a lo largo del día.
• Capacidad para trabajar en un horario flexible, incluyendo tardes, fines de semana y / o días festivos.
• Capacidad para trabajar horas extras según sea necesario.
• Debe ser un representante positivo de los Jardines tanto interna como externamente en todo momento.
• Debe trabajar con respeto y cooperación en todo momento con los compañeros de trabajo y el público.
• Debe comprometerse a trabajar de forma segura en todo momento.

Experiencia/Educación:

• Se requiere licenciatura y / o combinación de educación y experiencia equivalente.
• Se requiere un mínimo de 6 años de experiencia en un entorno ejecutivo, con al menos tres de esos años apoyando a un alto ejecutivo.
• La experiencia con bases de datos CRM, software de planificación de salas y software de gestión de proyectos es un punto a favor.

Viajar:

Se requiere hasta un 10% de viaje. Requiere la capacidad de viajar a ubicaciones remotas (u otras ubicaciones de jardín) donde el entorno puede variar significativamente.

¡Denver Botanic Gardens tiene un increíble paquete de beneficios para empleados elegibles!

Nuestros principales beneficios incluyen una selección de planes médicos, un plan dental y de la vista y un plan de seguro de vida. Tenemos una Cuenta de Gastos Flexibles (FSA) y una Cuenta de Gastos de Atención Médica (HSA).

The Gardens ofrece un generoso Plan de Ahorro para la Jubilación con una contribución de la Compañía del 6% después de un año de servicio para los participantes elegibles.

The Gardens también ofrece días festivos pagados, vacaciones, licencia por enfermedad y acceso a líneas de seguro personales. Los beneficios adicionales incluyen cobertura por discapacidad a corto y largo plazo, un Programa de Asistencia al Empleado (EAP) y un pase RTD ECO.

Para los empleados elegibles, el empleo de The Gardens también incluye una membresía gratuita de Denver Botanic Gardens, acceso a clases educativas de Gardens y boletos para conciertos de verano.

¡Ven a trabajar por un lugar que te ofrece MUCHO más que un cheque de pago!