Coordinador Administrativo

Resumen de la organización

El Centro Arvada para las Artes y Humanidades celebra y eleva la condición humana con artes, humanidades, educación y entretenimiento atractivos que amplían el panorama cultural para todos. El Centro Arvada se esfuerza por crear y mantener un ambiente inclusivo y acogedor para todos los artistas, actores, personal, voluntarios y patrocinadores.

Resumen de la posición

Reportando al Director de Finanzas, este puesto actúa como el principal apoyo para el departamento de administración. El Coordinador Administrativo ayuda al equipo actuando como líder principal en las tareas de gestión de la oficina y la coordinación del calendario maestro de la instalación, así como asociándose con Recursos Humanos y Contabilidad para actuar como respaldo principal y ayudar en las operaciones diarias de ambas áreas.

Responsabilidades administrativas

• Ayuda al personal de toda la organización con tareas más avanzadas o delicadas relacionadas con las finanzas, los recursos humanos u otras áreas administrativas.
• Ayuda con la revisión y administración de contratos y acuerdos de actuaciones y conciertos.
• Colabora con todos los departamentos para gestionar el calendario maestro de instalaciones en coordinación con el Director de Operaciones
• Ingresa y mantiene todos los elementos en el calendario maestro y lo distribuye semanalmente a las partes interesadas internas
• Se reúne con los gerentes del programa de forma regular para revisar el calendario próximo y los posibles conflictos, y comunica todos los usos, cambios y posibles conflictos al personal apropiado y a otras personas según sea necesario.
• Desarrolla las mejores prácticas para programar instalaciones y administrar múltiples usuarios en múltiples espacios
• Asiste al Director de Finanzas con el contratista de TI externo
• Sirve como punto de contacto in situ para las necesidades básicas de TI, incluidas las configuraciones de nuevos empleados
• Mantiene el inventario de TI in situ
• Actúa como gestor de contenidos y coordinador de la intranet del Centro Arvada “AC Connect”
• Realiza las funciones de gerente de oficina, incluido el mantenimiento de equipos de oficina y la limpieza general de espacios compartidos.
• Mantiene el inventario y la adquisición de suministros de la sala de correo, la cocina y la oficina
• Ayuda al departamento de administración a mantener registros, documentación y archivos según sea necesario
• Otros deberes razonables asignados

Responsabilidades de Recursos Humanos

• Procesa y supervisa la incorporación de personal nuevo y recurrente a través del proveedor de nómina, Paylocity
• Inicia correos electrónicos de bienvenida a los miembros del personal nuevos y recontratados
• Crea tarjetas de identificación para el nuevo personal y los voluntarios
• Crea y mantiene ofertas de trabajo en sitios web aprobados
• Supervisa las solicitudes de los candidatos y distribuye los materiales a los gerentes de contratación apropiados de manera oportuna
• Inicia verificaciones de antecedentes según sea necesario

Responsabilidades contables

• Sirve como respaldo para el contador en el procesamiento de cuentas por pagar y lotes de recibos de efectivo diarios
• Copia de seguridad para el asiento de cuentas por cobrar
• Ayuda con la preparación de depósitos diarios de efectivo y cheques
• Ayuda al contador con la revisión y conciliación de las transacciones mensuales del departamento de ACES
• Revisa y determina las necesidades de efectivo para las operaciones diarias y la planificación de eventos especiales
• Ayuda con la revisión, codificación y auditoría de recibos de caja chica generales, eventos especiales y de producción

Habilidades y competencias

• Experiencia mínima de 2 años en Administración, incluidas las mejores prácticas de manejo de efectivo
• El candidato ideal debe tener conocimientos prácticos o experiencia en el sector sin fines de lucro
• Se desea familiaridad con software de contabilidad y recursos humanos como Financial Edge y Paylocity, comprensión de software de emisión de tickets como Tessitura, una ventaja
• Capacidad demostrada para resolver problemas e iniciar la acción
• Comprometidos con los valores de Inclusión, Diversidad, Equidad y Acceso (IDEA)
• Capacidad para gestionar varios proyectos y programas al mismo tiempo y priorizar la carga de trabajo
• Atención aguda a los detalles
• Alto nivel de capacidad para la información confidencial
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral
• Buenas habilidades interpersonales y comodidad para relacionarse con empleados de todos los niveles y departamentos de la organización
• Capacidad para trabajar de forma independiente y con buenas habilidades de gestión del tiempo
• Pasión, entusiasmo, honestidad, ética, enfoque, creatividad y una actitud positiva

compensación

Este es un puesto de tiempo completo, no exento, que gana un rango salarial anualizado de $ 47,500 a $ 52,500, además de un paquete de beneficios que incluye planes de seguro de salud, dentales, de la vista, pólizas de vida a término y accidentes, plan de jubilación 401k, plan de gastos flexibles, tiempo libre pagado y más.

El Centro Arvada para las Artes y las Humanidades se dedica a los principios de igualdad de oportunidades de empleo en cualquier término, condición o privilegio de empleo. No discriminamos a los solicitantes o empleados por edad, raza, sexo, color, religión, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, información genética, discapacidad o cualquier otro estado protegido por la ley estatal o local. Se alienta especialmente a los candidatos de comunidades tradicionalmente marginadas a presentar su solicitud.

Nota: Esta descripción del trabajo no pretende ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades o cualificaciones asociados con el trabajo.

Instrucciones de aplicación

Envíe un correo electrónico con su currículum vitae y carta de presentación como PDF para jobs@arvadacenter.org con el título del trabajo en la línea de asunto.

*Se aceptan solicitudes hasta el 1 de mayo de 2024