COORDINADOR DE EVENTOS PRIVADOS (tiempo parcial, no exento)

Beneficios: Elegible para beneficios prorrateados a tiempo parcial
Fecha límite de solicitud: Domingo, 29/10/23

Fecha de inicio: Por determinar
Compensación: $23-24 por hora
Reporta a: Gerente de Experiencia del Visitante y Visitor Insights

El Museo Clyfford Still está dedicado a la vida y las obras de arte de Clyfford Still, cuya obra de arte es propiedad del público y reside aquí en Denver. Como tal, el Museo está profundamente comprometido con la comunidad de familias, estudiantes, artistas y amantes del arte que nos rodean.

Estamos buscando un coordinador de eventos privados para desempeñar un papel fundamental en la gestión de alquileres de eventos privados y en la ejecución de eventos de cultivo organizados en museos. Este puesto se centra en mejorar los ingresos a través de eventos privados y apoyar los esfuerzos de desarrollo, al tiempo que representa los valores y la misión del Museo.

Se requieren horas regulares en el sitio 2 días a la semana para el trabajo administrativo y los recorridos de los clientes. Se requieren otras 6-18 horas a la semana de supervisión del evento. Todos los candidatos deben tener disponibilidad de fin de semana y noche.

DEBERES/RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

Alquiler de eventos privados:

• Liderar el ciclo de ventas para el alquiler de eventos privados y solicitudes de fotografía no relacionadas con el marketing, que incluyen: marketing, respuesta a consultas, facilitación de recorridos y gestión de reservas
• Coordine eventos privados, gestionando las relaciones con anfitriones y proveedores para mantener las políticas del museo y ofrecer un servicio excepcional
• Mantener registros de eventos privados en el calendario maestro de eventos del Museo, en la base de datos y en los canales de comunicación interna
• Supervisar la contratación, la facturación y el procesamiento de pagos
• Cultive y gestione las relaciones con los proveedores preferidos, optimizando las oportunidades de asociación.
• Supervisar las operaciones y la logística durante los eventos

Eventos de cultivo organizados por museos:

• Coordina los eventos organizados por el museo, gestionando los presupuestos, los menús, el sonido, la iluminación, los alquileres y el entretenimiento de los eventos internos.
• Actuar como enlace entre los departamentos anfitriones, los proveedores y los lugares externos, asegurando una coordinación perfecta del evento.
• Manténgase actualizado sobre los proveedores, seleccionándolos en función de la creatividad, la calidad y la rentabilidad.
• Contratar y supervisar al personal del evento, supervisando tareas como el registro, la configuración, el catering y los requisitos audiovisuales.
• Gestionar el inventario interno de eventos del museo

CUALIFICACIONES/ESPECIFICACIONES DEL TRABAJO:

Conocimiento:

• Experiencia en planificación / coordinación de eventos en un entorno corporativo o sin fines de lucro
• Historial comprobado de producción de eventos creativos y exitosos, gestión de presupuestos y horarios.
• Experiencia trabajando con colegas en diseño gráfico, ventas y marketing

Habilidad:

• Excelentes habilidades de organización, comunicación, negociación y multitarea
• Capacidad para mantener la calma bajo presión y mantener una mentalidad de servicio al cliente
• Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo, resolución de problemas, comunicación y trabajo en equipo
• Habilidades en el uso de equipos informáticos con un conocimiento práctico de Google Suite y software y hardware de taquilla

Capacidad:

• Capacidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente
• Comunicarse de manera efectiva tanto verbalmente como por escrito
• Establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con empleados, proveedores, clientes y partes interesadas
• Manejar situaciones delicadas o estresantes con tacto y diplomacia
• Hacer presentaciones informales y formales
• Capaz de hacer ajustes y juicios rápidos
• Trabaje en horarios flexibles, incluidos algunos fines de semana y eventos nocturnos según sea necesario

Experiencia:

• Al menos 2 años de experiencia en gestión y planificación de eventos
• Establecimiento de relaciones con proveedores
• Experiencia en gestión de presupuestos y seguimiento de gastos

CONDICIONES DE TRABAJO:

• El trabajo puede requerir la capacidad de levantar 20 libras con o sin ayuda
• Estar de pie y caminar
• Puede requerir un poco de flexión, agacharse, empujar, tirar y trepar
• Coordinación mano/ojo para el manejo de sistemas informáticos
• Visión para leer informes y otro material escrito
• Horario de trabajo flexible que incluye algunas tardes y fines de semana
• Comunicación frecuente del habla y la audición para mantener la comunicación con los empleados y visitantes
• Trabaja en el interior del Museo Clyfford Still, pero puede trabajar al aire libre ayudando con eventos en diferentes condiciones climáticas
• Es posible que se permita trabajar desde casa dependiendo de la cobertura en el lugar
• Funciona en un ambiente limpio y cómodo con algo de ruido y distracciones

Los beneficios incluyen:

Los empleados a tiempo parcial acumulan licencia por enfermedad a razón de 1 hora por cada 30 horas trabajadas hasta 48 horas al año de acuerdo con la Ley de Familias y Lugares de Trabajo Saludables (HFWA) / El Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado (CDLE).

Asistencia de estacionamiento o tránsito prorrateada a las horas en el sitio.

Jubilación: Todos los empleados son elegibles para participar en el Plan de Igualación de Incentivos de Ahorro del Museo (“Plan SIMPLE IRA”).

Membresías: Todos los empleados reciben una doble membresía en el Museo y un descuento para empleados en la Tienda del Museo. Todos los empleados reciben una membresía individual en la Alianza Americana de Museos.

Envíe un currículum, una carta de presentación y referencias a
hr@clyffordstillmuseum.org
. Incluya el título del trabajo en la línea de asunto.

Diversidad e inclusión – El Museo Clyfford Still está comprometido con el objetivo de construir un personal diverso para satisfacer las necesidades de nuestros visitantes. Animamos a las personas de todos los orígenes a aplicar.

Declaración de no discriminación – El Museo del Alambique de Clyfford basa sus decisiones de empleo en las cualificaciones relacionadas con el trabajo y la capacidad para realizar un trabajo, y por lo tanto prohíbe (a) tomar decisiones de empleo o basar términos y condiciones de empleo, y (b) tomar decisiones de contratación, admisión o uso de instalaciones o basar términos y condiciones de uso de contratos o instalaciones sobre la base de la de una persona: raza, credo, color, religión, sexo, edad de 40 años o más, altura, peso, origen nacional, ascendencia o etnia, orientación sexual, estado transgénero o identidad o expresión de género, estado civil, condición militar o de veteranos, afiliación política, información genética o discapacidad , así como cualquier otra base ahora o en el futuro protegida por la ley federal, estatal o local, ordenanza o regulación. El Museo sigue esta política en todos los términos y condiciones de empleo incluyendo, sin limitación, contratación, contratación, pruebas, capacitación, certificación, oportunidades de avance, promociones, degradaciones, terminaciones, evaluaciones de desempeño, compensación y hojas.