El Coordinador de Eventos y Embajador de la Comunidad es responsable de ayudar en la planificación y ejecución de todos los eventos dentro y fuera de las instalaciones en apoyo de la programación y la estrategia de divulgación de Center for the Arts Evergreen. Este rol también es específicamente responsable de la exitosa organización y gestión de nuestro festival de arte y música Summerfest, que atrae a más de 6,000 asistentes anualmente.

El Coordinador de Eventos trabajará en estrecha colaboración con todo el personal, los comités designados de la Junta Directiva, los voluntarios y las organizaciones de voluntarios correspondientes, así como con los artistas, proveedores, animadores y entidades asociadas, y reportará directamente al Director de Marketing y Eventos. El candidato ideal debe ser un solucionador de problemas que trabaje bien bajo presión y plazos ajustados, y que tenga disponibilidad flexible para trabajar por las tardes y los fines de semana según lo requiera el programa del evento.

RESPONSABILIDADES

• Coordinar toda la logística relacionada con la planificación y ejecución de eventos, incluidos 40-50 eventos por año, e incluyendo el montaje/desmontaje, el diseño del evento, la gestión del presupuesto y la logística in situ (es decir, permisos, personal de eventos/voluntarios, registro/check-in, comunicación de emergencia, inspecciones y operaciones)
• Supervisión de los principales eventos anuales:
  • Summerfest: 6000+ asistentes
  • Winterfest: 800+ asistentes
  • Evento comunitario gratuito del Día de las Artes
  • Serie anual de conciertos: 5-6 conciertos en interiores y exteriores/año
• Trabajar con el Director de Marketing y el Director Senior para coordinar la logística/alimentos y bebidas para 10 recepciones de exhibición/año y 15-20 eventos especiales/año
• Mantenga un presupuesto de eventos para evitar sobrecostos en el proyecto, incluida la gestión de facturas, la elaboración de informes y la introducción de gastos
• Ayudar en la reserva de entretenimiento y actuar como director de escena y enlace de talentos según sea necesario para eventos musicales
• Administrar aplicaciones de artistas y proveedores para festivales y mercados
• Solucione y maneje de manera proactiva cualquier problema que surja en los días del evento
• Trabajar con entidades gubernamentales locales, distritos recreativos y escuelas para ejecutar de manera efectiva permisos, contratos y licencias, y cumplir con los requisitos del condado y el estado.
• Gestión de contratos de programación y contratos de alquiler
• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones de seguro, legales, de salud y seguridad
• Reclutar y gestionar voluntarios para eventos, incluida la programación y comunicación de responsabilidades para el personal del evento.
• Adquirir y evaluar regularmente el inventario de activos del evento, y organizar y mantener el almacenamiento de activos del evento (carpas, mantelería, señalización, etc.)
• Capacidad para conceptualizar e idear nuevas oportunidades para asociaciones comunitarias y oportunidades de divulgación, y ejecutar esas oportunidades como embajador de CAE

HABILIDADES REQUERIDAS

• Experiencia comprobada como planificador u organizador de eventos en vivo: experiencia previa con grandes eventos públicos muy deseable
• Debe ser un jugador de equipo con la voluntad de aprender nuevas habilidades, aportar energía al equipo y prosperar de forma independiente, así como con el grupo más grande.
• Fuerte ética de trabajo y capacidad para trabajar de manera eficiente para cumplir con plazos claros mientras se mantiene un comportamiento profesional bajo presión
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo, organización y comunicación, y gran atención a los detalles
• Habilidades de ventas y capacidad para construir relaciones comerciales productivas
• Habilidades multitarea excepcionales para gestionar múltiples proyectos de forma independiente y coherente
• Dominio de Microsoft Excel y Word.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral
• Capacidad para transportar al menos 50 libras. y pasar mucho tiempo de pie y/o caminando, ocasionalmente al aire libre o en superficies irregulares
• Se valorará el conocimiento práctico de las plataformas de diseño gráfico (Canva, Adobe)
• Se valorará el conocimiento práctico de las redes sociales y la creación de contenidos

EXPERIENCIA Y CUALIFICACIONES

• Licenciatura en gestión de eventos, marketing o campo relacionado preferido, o una combinación equivalente de educación, capacitación y experiencia
• Se requiere un mínimo de 2 años de experiencia asistiendo en la producción de eventos
• Debe tener la capacidad de conducir un vehículo motorizado y acceso a un transporte confiable
• Debe tener disponibilidad para trabajar horas extendidas, noches o fines de semana según sea necesario

COMPENSACIÓN/BENEFICIOS

El paquete salarial incluye un generoso PTO y días festivos, una cuenta IRA simple con contribución del empleador, clases y compras con descuento, y un salario inicial de $ 40K anuales.

aplicación

Haga clic aquí para enviar por correo electrónico su currículum y carta de presentación detallando su experiencia en el evento y por qué cree que sería la persona adecuada para el equipo de CAE. Las solicitudes se aceptarán hasta fin de año y las entrevistas comenzarán la primera semana de enero. La posición comienza lo antes posible después de la aceptación.