Town Hall Arts Center está contratando a un gerente de oficina de tiempo completo para ayudar a administrar las operaciones diarias en nuestro histórico teatro Littleton del centro de la ciudad. Estamos creciendo y necesitamos apoyo dedicado para ayudarnos a seguir funcionando sin problemas. Nuestro actual gerente de oficina se está moviendo a otra oportunidad, pero estará presente para la incorporación y la capacitación.

El lugar de trabajo es creativo, informal y progresivo con un enfoque en las personas y un ambiente de familia. Town Hall Arts Center respeta y fomenta una amplia gama de ideas y opiniones. Nos esforzamos por la inclusión y por promover un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.

El rol es una buena opción para un candidato al que le gusta trabajar con personas, es altamente organizado y orientado a los detalles, mantiene la calma y el equilibrio en un entorno acelerado, y está impulsado por la misión para ayudar a mantener nuestros altos estándares de calidad.

El puesto incluye un paquete completo de beneficios con tiempo de vacaciones, seguro de salud a través de Kaiser, así como una opción 401K.

Candidatos calificados: envíe por correo electrónico una carta de interés y un currículum vitae al director de operaciones, Robert Michael Sanders – rsanders@townhallartscenter.org

Título del puesto: Gerente de oficina

Estado de FLSA: Tiempo completo, no exento

Reporta a: Director de Operaciones

Compensación: $24 horas + Paquete de beneficios

Propósito general
Gestiona las operaciones generales diarias del Town Hall Arts Center (THAC) al ser un gerente práctico y participativo que lidera y desarrolla las siguientes áreas: finanzas, políticas y procedimientos, planificación comercial, presupuesto, administración y comunicaciones interdepartamentales.

Deberes/responsabilidades esenciales
Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

GESTIÓN DE OFICINAS
• Desarrolla, implementa y monitorea el cumplimiento de los procedimientos, sistemas y políticas operativas; Trabajar con proveedores externos y contactos según sea necesario.
• Garantiza la utilización, organización y mantenimiento de las estructuras de datos y archivo de THAC (SharePoint, DropBox).
• Identifica y dirige los recursos necesarios para que THAC logre sus objetivos organizacionales.
• Supervisa el proceso de contratación e incorporación para todos los puestos de empleados, enfocando los esfuerzos para garantizar la diversidad de los candidatos para fortalecer continuamente las habilidades y perspectivas aportadas al personal de THAC.
• Sirve como enlace con proveedores externos como proveedores de TI, servicios de limpieza, proveedores de recursos humanos, teléfonos, Internet, etc.
• Monitorea la salud tecnológica general de la organización, trabajando con consultores externos de TI
• Mantiene el calendario operativo de THAC.
• Mantiene existencias de suministros de limpieza, cocina y oficina.
• Otras funciones que se le asignen.

GESTIÓN FISCAL
• Proporciona entrada de datos para cuentas por cobrar / pagar, depósitos bancarios, EFT, ACH, imprime cheques y archiva adecuadamente todas las facturas pagadas y verificaciones de gastos, asegurándose de que THAC esté organizado y en cumplimiento.
• Procesa los informes apropiados del sistema de tickets, Spektrix, para contabilizar las ventas diarias en QuickBooks Online.
• Maneja la nómina quincenal para empleados y contratistas a través de Paychex. Gestiona, con la asistencia de la nómina de la empresa, los beneficios y procesos de los empleados.
• Gestiona el flujo de caja de la organización.
• Lidera el proceso presupuestario anual ayudando a los jefes de departamento a crear sus presupuestos, presentando borradores al Comité de Finanzas y a la Junta, y administrando la implementación y el control del presupuesto adoptado por la Junta.
• Ayuda a reunir todos los documentos necesarios para el proceso de auditoría anual.
• Otras funciones que se le asignen.

RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DIRECTIVA
• Compila el paquete para las reuniones mensuales de Finanzas y del Comité Ejecutivo. Asiste a todas las reuniones mensuales y toma actas de reuniones.
• Obtiene informes de la Junta de los miembros del personal y compila el paquete para las reuniones de la Junta 5 veces al año. Asiste a todas las reuniones de la Junta y toma actas de reuniones.
• Otras funciones que se le asignen.

Los empleados son responsables de todos los deberes de este trabajo.
Nota: Esta descripción del trabajo no pretende ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades o cualificaciones asociados con el trabajo. Town Hall Arts Center es un empleador de igualdad de oportunidades.

Funciones de supervisión (si las hubiera)
Coordina con todos los jefes de departamento para garantizar que el negocio funcione sin problemas.

Cualificaciones laborales
Conocimientos, habilidades y habilidades:
• Un candidato exitoso está orientado a los detalles, es responsable, es capaz de comunicarse claramente y construir relaciones, está comprometido a seguir políticas y procedimientos, está dispuesto a responsabilizar a otros y posee la capacidad de realizar múltiples tareas en un entorno de equipo acelerado y sin fines de lucro.
• Es capaz de establecer prioridades con agudas habilidades analíticas, organizativas y de resolución de problemas.
• Es tecnológicamente experto con experiencia en software de contabilidad y presentación de informes.
• Está dedicado a la misión de Town Hall Arts Center.

Educación o capacitación formal / experiencia:
• Se prefiere una licenciatura en un campo relacionado con negocios, organizaciones sin fines de lucro o finanzas.
• Se requieren dos (3) años de experiencia en reservas. Se prefiere QuickBooks en línea.
• Se prefieren dos (2) a cinco (5) años de experiencia operativa directamente relacionada en una entidad sin fines de lucro (501 (c) (3)).
• Una combinación equivalente de educación y/o experiencia puede ser sustituida, siempre que se relacione directamente con los deberes y responsabilidades esenciales.

Requisitos/Licencias/Certificaciones Adicionales:
• Debe tener acceso al transporte.
• Los candidatos deben pasar una verificación de antecedentes.

Condiciones de trabajo
Entorno de trabajo:
THAC opera en un entorno de oficina profesional, climatizado y acelerado con períodos prolongados de estar sentado. Este rol normalmente trabajará horas de oficina estándar y semana laboral, pero ocasionalmente se le puede requerir que trabaje fines de semana, noches y / o días festivos para reuniones, eventos especiales y / o actuaciones. Este rol utiliza rutinariamente equipos de oficina estándar como computadoras, teléfonos, copiadoras, impresoras y archivadores. Se espera conducir en nombre de la organización de forma regular.

Actividades físicas:
Estos son representativos de aquellos que deben ser cumplidos para realizar con éxito las funciones esenciales de este trabajo.
Mientras realiza los deberes de este trabajo, el empleado debe hablar y escuchar regularmente. Este es en gran medida un papel sedentario; sin embargo, se requiere alguna presentación. También requeriría la capacidad de alcanzar y levantar archivos, abrir archivadores y doblarse. Con frecuencia, se requiere que el empleado se pare, camine, use las manos y alcance con las manos / brazos. Las habilidades de visión específicas requeridas por este trabajo incluyen visión cercana, visión a distancia, visión de color y capacidad para ajustar el enfoque. El empleado puede tener que levantar hasta 25 libras con poca frecuencia.