Deberes y responsabilidades generales

• Vende alquileres de espacios con plazos de entrega cortos y paquetes de eventos especializados, lo que garantiza una coordinación y ejecución perfectas.
• Brinda apoyo a los asociados de ventas de locales, incluida la asistencia con la administración de cuentas, la creación de contratos y el cumplimiento de los objetivos de ingresos.
• Se encarga de detallar e implementar eventos internos, asegurando la coordinación adecuada, incluidas, entre otras, las recomendaciones de ubicación de las instalaciones, la planificación de pisos, los servicios audiovisuales, las reservas de calendario, el catering y la configuración de eventos.
• Coordina los prospectos de ventas y los mueve a través de cada etapa del proceso de ventas hasta la finalización exitosa de los eventos.
• Se desempeña como representante del lugar en el lugar, asegurando la satisfacción de los clientes mientras se adhiere a las regulaciones de los jardines.
• Ayuda a las operaciones del día del evento, incluida la apertura de eventos del equipo según sea necesario, brindando apoyo para garantizar operaciones sin problemas durante las fases iniciales del evento.
• Supervisa la ejecución segura y eficiente de los eventos de los clientes, resolviendo problemas de forma independiente para la satisfacción del cliente.
• Recopila y gestiona información precisa de eventos del equipo de ventas y proveedores, asegurando que los archivos de los clientes (digitales y en papel) estén actualizados y listos para la ejecución del evento.
• Ayuda a crear diseños de eventos utilizando herramientas como el software Social Tables.
• Produce materiales aplicables para las responsabilidades asignadas, como la señalización de eventos.
• Ayuda con el seguimiento del inventario interno de equipos para eventos privados, asegurando que se cumplan las necesidades del contrato del cliente. Coordine con las compañías de alquiler para abordar los déficits según sea necesario.
• Soporte telefónico para eventos privados, incluida la respuesta a consultas, el procesamiento de pagos/facturas y la organización de la documentación relacionada.
• Ayuda a organizar y conciliar los archivos de los clientes, incluidos los registros digitales y en papel.
• Produce y organiza la documentación necesaria del evento, que incluye, entre otros, señalización, diagramas de eventos, acuerdos con clientes, formularios de cancelación, etc.
• Admite proyectos especiales según se asigne.
• Brinda servicio al cliente al personal, voluntarios y asistentes al evento a través de varios canales de comunicación.
• Trabaja aspectos de los eventos según lo asignado, incluida la asistencia a eventos públicos.
• Ayuda con la configuración y el desglose de eventos según sea necesario y brinda soporte durante los eventos.
• Todos los empleados de Gardens deben estar comprometidos con la misión de conectar a las personas con las plantas, especialmente las plantas de la región de las Montañas Rocosas y regiones similares de todo el mundo, proporcionando deleite e iluminación a todos.

Calificaciones del puesto: conocimientos, habilidades y habilidades

• Conjunto de habilidades avanzadas para el uso de productos de Microsoft Suite, específicamente Word, Excel, Outlook y Teams.
• Debe ser un jugador de equipo motivado con la capacidad de cumplir con los plazos y abordar los proyectos de manera proactiva.
• Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de gestionar múltiples tareas y prioridades simultáneamente.
• Debe estar orientado al detalle y flexible.
• Debe mantener un horario flexible y estar disponible temprano por la mañana, noche, fines de semana y días festivos dependiendo del horario de eventos.
• Se requiere la capacidad de aprender sistemas de software complejos de forma rápida y exhaustiva.
• Se prefiere encarecidamente la familiaridad con las tablas sociales de CVENT, DocuSign y Caterease.
• Debe sentirse cómodo trabajando en un entorno de oficina abierto.
• Debe haber demostrado un excelente servicio al cliente, habilidades interpersonales y de comunicación en el trato con el público.
• Capacidad para mantener la estabilidad bajo presión y capaz de lidiar bien con situaciones estresantes.
• Capacidad para trabajar por las noches, temprano en la mañana y los fines de semana según sea necesario.
• Habilidades de comunicación efectivas a través del teléfono, el correo electrónico y las interacciones en persona.
• Capacidad para ser flexible y dispuesto a modificar planes, cuando sea necesario, a lo largo del día.
• Capacidad demostrada para trabajar en colaboración en un ambiente de equipo e independientemente como líder de eventos.
• Debe ser siempre un representante positivo de los Jardines, tanto interna como externamente.
• Siempre debe trabajar con respeto y cooperación con los compañeros de trabajo y el público.
• Debe comprometerse a trabajar siempre de forma segura.

Experiencia/Educación:

• Diploma de escuela secundaria o título de educación general (GED); o un mínimo de dos años de experiencia y/o capacitación administrativa y/o de eventos relacionados; o una combinación equivalente de educación y experiencia.
• Mínimo de 2 años de experiencia en el ámbito de los eventos.

¡Denver Botanic Gardens tiene un increíble paquete de beneficios para empleados elegibles!

Nuestros principales beneficios incluyen una selección de planes médicos, un plan dental y de la vista y un plan de seguro de vida. Tenemos una Cuenta de Gastos Flexibles (FSA) y una Cuenta de Gastos de Atención Médica (HSA).

The Gardens ofrece un generoso Plan de Ahorro para la Jubilación con una contribución de la Compañía del 6% después de un año de servicio para los participantes elegibles.

The Gardens también ofrece días festivos pagados, vacaciones, licencia por enfermedad y acceso a líneas de seguro personales. Los beneficios adicionales incluyen cobertura por discapacidad a corto y largo plazo, un Programa de Asistencia al Empleado (EAP) y un pase RTD ECO.

Para los empleados elegibles, el empleo de The Gardens también incluye una membresía gratuita de Denver Botanic Gardens, acceso a clases educativas de Gardens y boletos para conciertos de verano.

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